Kiklos Oy

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

​

Tämä tietosuojaseloste on laadittu tietosuojalain ja yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukaisesti. Tämä asiakirja on tiedote ja muistiod yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista käsittelytoimista. Tämä asiakirja on voimassa  01.07.2023 ja viimeksi päivitetty 05.10.2023.

TIETOJEN OHJAIN

Kiklos Oy (Y: 3308665-6)
Fredrikinkatu 62
00100 Helsinki
www.kiklos.co

Yhteyshenkilö tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa:

[Hsin-Yuan Lin]
[info@kiklos.co]
[+358408218184]

REKISTERÖIDY NIMI JA SISÄLTÖ

Kiklos Oy:n ("Kiklos") asiakas-, käyttäjä- ja markkinointitietorekisteri ("Asiakasrekisteri").

PERUSTEET HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEEN / MIKSI KIKLOS KERÄÄ TIETOJASI?

Tiedonkeruu yleensä

Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka Kiklos kerää, käsittelee ja säilyttää henkilötietoja. Tämä käytäntö sisältää tiedot asiakkaiden oikeuksista koskien kerättyjä tietoja. Kiklos noudattaa yleistä tietosuojalakia (GDPR) ja kaikkea muuta voimassa olevaa lainsäädäntöä, mukaan lukien lait, säädökset, määräykset tai muut viranomaisten antamat henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn liittyvät määräykset.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitukset

a) Käyttääkseen Kikloksen palveluita tai rekisteröityäkseen Kikloksen tarjoamien palvelujen käyttäjäksi

• Asiakasrekisterin tarkoitus on ylläpitää tietoja asiakkaista, jotka ostavat Kikloksen palveluita, tai asiakkaista, jotka ovat rekisteröityneet käyttäjäksi Kikloksen tarjoamaan palveluun.

• Lisäksi rekisteriä käytetään Kikloksen markkinointi- ja viestintätarkoituksiin.

Kohdassa a) mainittuja henkilöitä kutsutaan tässä tietosuojakäytännössä "asiakkaaksi". 

b) Henkilötietojen kerääminen nimenomaisen suostumuksen perusteella 

Jos henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn ei ole laillista perustetta, tietojen keräämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen vaaditaan nimenomainen suostumus. 

Seuraukset siitä, ettei tarvittavia tietoja ole saatu

Jos rekisterinpitäjä ei saa kohdissa a) ja b) mainittuja tietoja, palvelua ei voi 

Asiakkaalle tarkoitettuja tai muita toimia tai sopimuksia Kikloksen kanssa ei voida tehdä. 

Miten henkilötietoja käytetään

Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelujen toteuttaminen ja kehittäminen 

• Kikloksen palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, parantaminen ja turvaaminen

• Asiakastapahtumien turvaaminen 

• Kohdennettuja markkinointitoimenpiteitä

• Palveluiden tilastojen analysointi ja kerääminen

• Asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

• Oikeuksien suojaaminen & rekisterinpitäjän ja muiden palveluihin tai toimeksiantoon liittyvien osapuolten omistus 

• Noudata kaikkia sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä

• Muut tarpeelliset tarkoitukset

ASIAKASREKISTERIN SISÄLTÖ

Kiklos käsittelee tietoja palvelujen ja asiakasrekisterin ylläpitämiseksi. 

Kiklos käsittelee tai voi käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Asiakkaan tiedot: koko nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

• Tiedot raskaudesta ja eräpäivästä, lapsen syntymäajasta ja lapsen koosta.

• Tietoja laitteista, kieliasetuksista ja maksutavoista. Maksut ja muut tapahtumat hoitaa kolmas osapuoli. Kiklos ei kerää maksutietoja asiakasrekisteriin. 

• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot.

• Asiakassuhteen tiedot. Asiakkaalle tarjotut palvelut, käyttöpäivämäärä, tilausvahvistukset ja muut tarvittavat tiedot.

• Tiedot suostumuksista ja kielloista, esimerkiksi suoramarkkinoinnin suostumus tai kielto.

• Asiakkaiden antamat tiedot ja muut tiedot.

• Muut tarpeelliset tiedot palvelussa tapahtuneista toimista.

SÄILYTYSAIKA

Asiakkaan rekisteröintiprosessista kerättyjä henkilötietoja säilytetään kymmenen (10) vuoden ajan rekisteröintipäivästä lukien. 

Muut henkilötiedot poistetaan, kun tietojen säilyttämiselle ei ole olemassa pakollista tarkoitusta. Jos tietojen kerääminen ja käsittely perustui suostumukseen, tiedot poistetaan vain asiakkaan pyynnöstä.

SÄÄNNÖLLISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta asiakkaan täyttämillä lomakkeilla, käyttämällä rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai suoraan asiakkaalta, yhteydenottolomakkeista, asiakastyytyväisyyskyselyistä tai arvonnoista. 

Suostumuksen perusteella annetut tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai viranomaisten tai kolmansien osapuolten rekistereistä asiakkaan suostumuksella. 

TIETOJEN SIIRTO / MIHIN VOIME SIIRRETTÄ HENKILÖTIETOJASi? 

Rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja sovellettavien määräysten puitteissa ja osapuolten välisten sopimusten täyttämiseksi. 

Tietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen tai Käyttäjän kotipaikan ulkopuolisille lainkäyttöalueille (tai niihin voidaan päästä käsiksi). Siirto tehdään pilvipalveluilla, kuten OneDrive, iCloud, Google Drive tai Dropbox. 

Tietoja siirretään viranomaisille asiaankuuluvan lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. 

Rekisterinpitäjä voi jakaa tietoja kolmansille osapuolille, jos asiakas antaa siihen nimenomaisen suostumuksen. 

Mikäli Kikloksen IT-hallinto ulkoistetaan, tietoja voidaan jakaa alihankkijan kanssa, mutta vain rekisterinpitäjän puolesta. 

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteriin pääsevät vain työntekijät ja alihankkijat, joiden on käsiteltävä henkilötietoja tehtäviensä suorittamiseksi. Tiedot kerätään tietokantaan, joka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ovat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoja voivat käyttää vain henkilöt, joilla on pääsy tietokantaan. Käyttäjäloki tallennetaan sähköisesti. 

Kun kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän puolesta, on ryhdytty asianmukaisiin sopimukseen ja organisatorisiin toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että tietoja käsitellään yksinomaan tässä tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin ja kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti. ohjeet ja asianmukaiset luottamuksellisuusvelvoitteet ja turvatoimenpiteet.

ASIAKKAAN OIKEUDET

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän keräämät tiedot. Asiakkaan tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna tai vastaavassa sähköisessä muodossa. 

Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Asiakkaalla on oikeus luovuttaa henkilötiedot kolmannelle osapuolelle sähköisessä ja yleisesti käytetyssä muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää siirretyt tiedot tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. 

Asiakkaalla on oikeus saada virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot oikaisemaan tai täydentämään. Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, etämyyntiin, markkinointitutkimukseen tai rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely ja poistaa tiedot rekisteristä.

Jos tiedot on kerätty nimenomaisen suostumuksen perusteella, ne voidaan peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Jos peruutuspyyntö esitetään, rekisterinpitäjä poistaa kaikki tiedot, joita ei oikeutetuilla perusteilla vaadita säilyttämään. 

Tietojen oikaisu- tai täydennyspyyntö voidaan lähettää kirjallisesti tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja käyttäen. Asiakas voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisterinpitäjä ei noudata pyyntöä tietojen korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta. 

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei käytä henkilötietoja profiloinnissa tai automatisoidussa päätöksenteossa.

KEKSIT

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Käyttämällä verkkosivustoamme hyväksyt evästeiden käytön. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka lähetetään ja tallennetaan tietokoneeseen, matkapuhelimeen, tablettiin tai muuhun vastaavaan laitteeseen. Evästeitä ei käytetä, jos käyttäjä ei ole antanut suostumustaan verkkosivustolla olevan ilmoituksen mukaisesti. Evästeitä käytetään yleisesti useimmilla verkkosivustoilla. 

Käytämme evästeitä:

• parantaa verkkosivustomme käyttökokemuksia 

• tallentaa henkilökohtaiset asetuksesi ja asetuksesi

• tarjota asiaankuuluvaa sisältöä ja tietoa

• varmistamme verkkosivustomme turvallisuuden

• kerää tilastoja verkkosivustomme käytöstä ja markkinointitoimien tehokkuudesta

• ottaa käyttöön verkkosivustolla käytettävän Intercom-alustan

Voit poistaa evästeet selaimesi asetuksista, minkä jälkeen tietosi keräämiseen käytetty tunniste uusitaan. Voit myös kieltää evästeet kokonaan muuttamalla selaimesi asetuksia. Evästeiden kieltäminen voi vaikuttaa palveluidemme toimivuuteen. Jos päätät kieltää evästeet, et ehkä pysty käyttämään täysimääräisesti verkkopalveluitamme. 

KÄYTTÄJÄN SEURANTA

Verkkosivustollamme voidaan käyttää seurantaohjelmaa, esimerkiksi Google Analyticsia, joka antaa meille käsityksen toimistasi verkkosivuillamme. Tätä tarkoitusta varten valvontaohjelma käyttää evästeitä ja evästeiden avulla kerätyt tiedot tallennetaan Googleen tai muuhun palveluntarjoajaan. Käytämme IP-osoitteiden salausta, jos valvontaohjelma on aktiivinen. Lisätietoja valvontaohjelmista ja -ehdoista voi pyytää rekisterinpitäjältä. 

TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖJEN MUUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä parantaa liiketoimintaansa jatkuvasti ja voi siksi tehdä päivityksiä tietosuojakäytäntöihin. Päivityksiä voidaan tehdä myös lainsäädännön muutosten vuoksi. 

Rekisterinpitäjä ilmoittaa asiasta asiakkaille ja käyttäjille ja pyytää heidän suostumustaan tarvittaessa, mikäli päivitykset sisältävät uusia henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksia tai muita olennaisia muutoksia.